Wie lässt sich die Rechnungserstellung gesetzes-/regelkonform gestalten?

Für wen gilt die Pflicht zur Rechnungserstellung?

Bei der Rechnungsstellung (Fakturierung) wird dem Kunden eine Rechnung über die ihm gegenüber erbrachten Lieferungen und Leistungen erstellt. Dabei erfolgt eine entsprechende Buchung des geschäftlichen Vorgangs über die entsprechenden Konten. Gemäß Gesetzgebung gibt es zwei Fälle, in denen eine juristische Pflicht zur Rechnungslegung besteht: Zum einen bei Lieferungen und Leistungen, die in Zusammenhang mit einem Grundstück stehen, zum anderen bei Lieferungen und Leistungen, die gegenüber Unternehmen oder juristischen Personen erbracht werden. Sind diese Voraussetzungen erfüllt, besteht vonseiten des Leistungserbringers die Pflicht, dem Leistungsempfänger innerhalb einer Frist von 6 Monaten eine Rechnung auszustellen. Die Grundlage für eine Rechnungserstellung, die gesetzes-/regelkonform ist, findet sich in § 14 UStG (Umsatzsteuergesetz).

Trotzdem, dass ansonsten keine Pflicht zur Fakturierung besteht, spricht man häufig von einem mittelbaren Zwang zur Rechnungslegung. Dieser leitet sich aus dem Umstand ab, dass die Rechnungserstellung für alle Beteiligten einfach praktischer ist. Ein Beispiel sind Vereine und öffentliche Einrichtungen, die vor Auszahlungen und Überweisungen eine Rechnung verlangen, die gesetzes-/regelkonform ist, auch wenn es dazu keine Verpflichtung gibt. Diese Rechnungen dienen ihnen jedoch als Nachweis für Ausgaben, mit dessen Hilfe sich steuerliche Vorteile realisieren lassen. Das kann Privatpersonen in die Lage versetzen, eine Rechnung zu schreiben, ohne genaue Kenntnis davon zu haben, welche Angaben darin enthalten sein müssen.

Welche Angaben müssen in einer Rechnung enthalten sein?

In § 14 UStG ist die Rechnung als ein Dokument definiert, mit dessen Hilfe eine Lieferung oder Leistung abgerechnet wird, unabhängig von dessen Bezeichnung im Rechtsverkehr. Daraus lässt sich eine Reihe an Pflichtangaben für die Rechnungserstellung ableiten, die auf jeder Rechnung mit ausgewiesener Umsatzsteuer enthalten sein müssen, damit sie als gesetzes-/regelkonform anerkannt wird:

• Name und Anschrift des Rechnungsausstellers
• Name und Anschrift des Rechnungsempfängers
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Rechnungsausstellers
• Fortlaufende Rechnungsnummer für eine eindeutige Zuordnung
• Ausstellungsdatum
• Zeitpunkt von Lieferung oder Leistung
• Menge, Umfang und Art der erbrachten Leistungen oder Lieferungen
• Einzelbetrag pro Leistung mit Aufschlüsselung der Umsatzsteuersätze
• Im Voraus vereinbarte Minderungen des Rechnungsbetrags (z. B. Skonti, Rabatte)
• Netto-Rechnungsbetrag
• Anzuwendender Umsatzsteuersatz
• Brutto-Rechnungsbetrag

Rechnungserstellung bei Kleinunternehmern

Kleinunternehmer können laut Kleinunternehmerregelung auch eine Rechnung ohne Umsatzsteuer ausstellen. Um eine solche Rechnung gesetzes-/regelkonform zu gestalten, bedarf es statt der ausgewiesenen Umsatzsteuerbeträge eines Hinweises auf § 19 UStG, der kenntlich macht, dass keine Steuer ausgewiesen wird. Bei der Rechnungserstellung wird folglich nicht zwischen Brutto- und Nettobeträgen unterschieden und es muss stattdessen auf die Steuerbefreiung nach § 19 UStG hingewiesen werden, damit die Rechnung gesetzes-/regelkonform ist.

Der Nachteil der Kleinunternehmerregelung liegt darin, dass dadurch keine Möglichkeit besteht, sich durch eine Umsatzsteuervoranmeldung Geld vom Finanzamt erstatten zu lassen. Zwar ist die Rechnungserstellung ohne ausgewiesene Umsatzsteuer völlig gesetzes-/regelkonform und mit deutlich weniger Aufwand verbunden, kann aber unter bestimmten Umständen aus finanzieller Sicht weniger lohnenswert sein. So ist es auch für Kleinunternehmen eine Überlegung wert, sich näher mit dem Thema Fakturierung zu befassen.

Rechnungsstellung bei Kleinbeträgen

Eine vereinfachte Rechnungserstellung ist vom Gesetzgeber auch dann gestattet, wenn es sich beim Rechnungsbetrag um einen Kleinbetrag handelt, welcher 250 EUR nicht übersteigt. Die folgenden Angaben müssen darin enthalten sein, damit die Rechnung gesetzes-/regelkonform ist:

• Name und Anschrift des Rechnungsausstellers
• Rechnungsdatum
• Menge, Art und Umfang der erbrachten Lieferungen und Leistungen
• Anzuwendender Steuersatz oder Grund der Steuerbefreiung
• Gesamtbetrag

Dabei ist es dem Rechnungsersteller freigestellt, ob er im Zuge der Rechnungserstellung sämtliche Pflichtangaben einer normalen Rechnung mit aufnehmen möchte. Der Vorteil liegt darin, dass man sich von Beginn an daran gewöhnt, umfangreichere Angaben zu machen und deswegen später, wenn Geschäfte über höhere Beträge gemacht werden, weniger Fehler passieren.

Aufbewahrungsfristen

Grundsätzlich gilt, dass eine Rechnung nach der Rechnungserstellung mindestens 10 Jahre lang aufbewahrt bzw. archiviert werden muss. Diese Pflicht gilt sowohl für Unternehmen als auch Freiberufler. Vom Gesetzgeber sind hier auch keinerlei Vereinfachungen für Kleinunternehmer oder Selbstständige gestattet. Gerade bei elektronischen Rechnungen kann sich die Aufbewahrung als problematisch erweisen, da das Finanzamt keine normal abgespeicherten PDF-Dateien anerkennt. Damit die Archivierung elektronischer Rechnungen absolut gesetzes-/regelkonform ist, müssen die Rechnungen sowohl vollständig als auch manipulationssicher abgespeichert werden. Zudem muss sichergestellt werden, dass die Daten über den gesamten Zeitraum von 10 Jahren jederzeit verfügbar, maschinell verwertbar und in digitaler Form vorhanden sind. Die Aufbewahrungsfrist ist jedoch nicht mit der Verjährungsfrist gleichzusetzen. Die Verjährungsfrist beträgt normalerweise drei Jahre ab Rechnungsdatum. Ist dieser Zeitraum abgelaufen, besteht für das Unternehmen keine Möglichkeit mehr, die eigenen Ansprüche geltend zu machen.

Fehlerhafte Rechnungserstellung und die Folgen

Die direkten Folgen einer fehlerhaften Rechnungserstellung erscheinen zunächst als eher unbedenklich. Mit einer Rechnung, die nicht gesetzes-/regelkonform ausgestaltet ist, hat zuerst der Rechnungsempfänger Probleme, wenn er vom Finanzamt keine Rückerstattung erhält. Es kann jedoch sein, dass der Rechnungsempfänger den Rechnungsersteller genau deswegen verklagt, da ihm durch ausbleibende Zahlungen bzw. Rückforderungen des Finanzamts ein finanzieller Schaden entstanden ist. Kommt es infolgedessen zu einem Gerichtsverfahren, kann dies für den Rechnungsersteller ein sehr kostspieliges Unterfangen sein. Die Kosten des Verfahrens und angefallene Zinsen können sich zu einem Betrag aufsummieren, der für den Rechnungsersteller existenzbedrohende Ausmaße annehmen kann. Es sollte daher stets geprüft werden, ob die eigene Rechnungserstellung den Anforderungen genügt und damit vollkommen gesetzes-/regelkonform ist.