Nebenkosten­abrechnung prüfen - Wie prüfe ich eine Neben­kosten­abrechnung?Ist die Nebenkostenabrechnung richtig? Was Sie zur Überprüfung der Nebenkostenabrechnung wissen müssen

In diesem Text erläutern wir von Rechtsfragen online (refrago.de) Ihnen ausführlich, wie Sie Ihre Nebenkostenabrechnung prüfen können.

Was ist eine Betriebskostenabrechnung?

Die Miete für eine Wohnung oder ein Haus kann als Gebühr für die Nutzung der Räumlichkeiten betrachtet werden. Damit decken die Eigentümer die Kosten für den Erwerb oder die Errichtung der Immobilie ab, einschließlich der Abnutzung und einer angemessenen Verzinsung des investierten Kapitals. Neben diesen Kosten entstehen jedoch auch weitere regelmäßige Ausgaben im Zusammenhang mit dem Wohnen, die als Neben- oder Betriebskosten bezeichnet werden. Diese entstehen aufgrund des Eigentums am Grundstück oder Gebäude und der ordnungsgemäßen Nutzung. Die gesetzlichen Regelungen für diese Kosten sind in der Betriebskostenverordnung festgelegt. Die Betriebskostenabrechnung bezieht sich auf die Abrechnung der tatsächlich entstandenen Kosten. Vermieter stellen diese Abrechnung innerhalb eines bestimmten Zeitraums den Mietern zur Verfügung. Dadurch können die Mieter genau sehen, wie hoch die tatsächlichen Nebenkosten sind und gegebenenfalls eine Rückerstattung der bereits monatlich gezahlten Beträge erhalten.

Gesetzliche Regelungen zur Betriebskostenabrechnung:

Etwa 75 bis 80% der Bevölkerung in Deutschland leben in Mietwohnungen, weshalb Mietverträge ein wichtiges Thema in der Gesetzgebung sind. Die grundlegenden Regelungen hierzu sind im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) festgelegt, einschließlich der Bestimmungen zu den Betriebskosten gemäß §556 BGB. Zusätzlich gibt es ergänzende Vorschriften wie die „Verordnung über die Abrechnung von Betriebskosten“ (BetrKV) in der Neufassung vom 1. Dezember 2021. Die Betriebskostenverordnung enthält eine detaillierte Auflistung aller Nebenkosten, die Vermieter abrechnen dürfen. Diese Verordnung ist für alle Mietverträge verbindlich. Wenn Sie eine fehlerhafte Betriebskostenabrechnung erhalten, haben Sie das Recht, vor Gericht Ihr Recht einzufordern.

Varianten der Betriebskostenabrechnung: Im Mietrecht (§556 Abs. 2 BGB) sind zwei Varianten zur Umlage der Betriebskosten festgelegt:

• Die Betriebskosten können als angemessene Vorauszahlung im Mietvertrag ausgewiesen werden.
• Die Betriebskosten können als Pauschale abgerechnet werden.

Die Mehrheit der Vermieter entscheidet sich für die erste Option und verlangt neben der Nettomiete auch eine Vorauszahlung für die Betriebskosten. Daher konzentrieren wir uns in diesem Beitrag auf die Betriebskostenabrechnung gemäß dieser Variante. Gemäß §556 Abs. 3 BGB sind Vermieter gesetzlich verpflichtet, einmal im Jahr die Höhe der angeforderten Kosten mit einer Betriebskostenabrechnung nachzuweisen. Falls sich herausstellt, dass die Vorauszahlung zu niedrig war, kann der Vermieter den Differenzbetrag nachfordern. Wenn die Nachzahlung sehr hoch ist, ist es ratsam, diese zunächst zu überprüfen.

Nebenkostenabrechnung prüfen – Welche formalen Voraussetzten gelten für die Betriebskostenabrechnung?

Bei der Abrechnung müssen Vermieter bestimmte formale Anforderungen einhalten, woraufhin Sie Ihre Nebenkostenabrechnung prüfen sollten. Formfehler können sogar dazu führen, dass der Vermieter letztendlich die Kosten selbst tragen muss. Generell sollte die Abrechnung für jeden verständlich sein, ohne dass man ein BWL-Studium absolviert haben muss. Dabei gilt: Je detaillierter die Abrechnung ist, desto besser. Die folgenden Informationen müssen auf jeden Fall enthalten sein:

• Abrechnungszeitraum
• Zeitpunkt der Erstellung
• Angaben zur abgerechneten Wohnung
• Kenntlichmachung des Ausstellers (Vermieter oder Verwaltung)
• Auflistung der Gesamtkosten
• Erläuterung des Umlageschlüssels
• Berechnung des Anteils des Mieters
• Abzug der Vorauszahlungen

Welche Fristen muss der Vermieter für die Nebenkostenabrechnung einhalten?

Wenn Sie Ihre Nebenkosten zusammen mit der Miete als Nebenkostenvorauszahlung entrichten, ist gemäß § 556 des Bürgerlichen Gesetzbuches Ihr Vermieter verpflichtet, einmal im Jahr eine Nebenkostenabrechnung zu erstellen. Diese Abrechnung sollte Ihnen spätestens am Ende des zwölften Monats nach Ablauf des Abrechnungszeitraums zugestellt werden, da ansonsten Nachforderungen ausgeschlossen sind. Das bedeutet konkret: Wenn Ihr Vermieter beispielsweise bis Ende 2023 keine Abrechnung für das Jahr 2022 verschickt hat, kann er in der Regel keine Nachzahlungen mehr fordern. Er kann auch nicht behaupten, dass er die Abrechnung für 2022 mit der für 2023 zusammenfassen wollte. Es gibt jedoch eine Ausnahme, wenn der Vermieter nachweisen kann, dass die Verzögerung nicht auf ihn zurückzuführen ist, zum Beispiel wenn das Finanzamt den Grundsteuerbescheid verspätet geschickt hat (siehe im Detail die aktuelle Rechtsfrage: Bis wann muss ein Vermieter eine Betriebskostenabrechnung erstellt haben und welche Fristen gelten?).

Sobald Sie die Abrechnung erhalten haben, können Sie gesetzlich bis zum Ende des zwölften Monats nach Erhalt, die Nebenkostenabrechnung prüfen. Der Abrechnungszeitraum muss immer zwölf Monate betragen, unabhängig davon, in welchem Monat die Abrechnung beginnt. Das bedeutet auch, dass Sie nur anteilige Kosten zahlen müssen, wenn Sie während des Abrechnungszeitraums in eine Wohnung einziehen.

Wenn Sie unwissentlich eine verspätet eingegangene Nebenkostenabrechnung bezahlt haben, können Sie die Zahlung auch zu einem späteren Zeitpunkt zurückverlangen. Andererseits, wenn sich aus der Abrechnung aufgrund geleisteter Vorauszahlungen ein Guthaben für Sie ergibt, können Sie auch nach Ablauf der zwölfmonatigen Frist eine Erstattung vom Vermieter verlangen. Wenn der Vermieter überhaupt keine Abrechnung erstellt, haben Sie das Recht, die laufenden Vorauszahlungen zurückzuhalten.

Müssen Mieterinnen und Mieter sich an allen Vermietungskosten beteiligen?

Nein, narürlich nicht. Nur die regelmäßig jährlich anfallenden Kosten dürfen auf die Miete umgelegt werden. Einmalige Kosten werden in der Regel nicht zu den Betriebskosten der Vermietung gezählt. Solche Beträge müssen die Eigentümerinnen und Eigentümer selbst tragen. Nicht umlagefähige Kosten können sein:

• Herstellungs- oder Erwerbskosten: Diese umfassen neben dem Kaufpreis für das Gebäude und das Grundstück auch Notargebühren und Grunderwerbsteuer. Auch nachträglich angefallene Beträge wie das Pflastern einer Einfahrt, das Anlegen eines Mülltonnenstellplatzes oder die Erstausstattung mit Feuerlöschern sind nicht umlagefähig.
• Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten, also „die Kosten, die während der Nutzungsdauer zur Erhaltung des bestimmungsmäßigen Gebrauchs aufgewendet werden müssen, um die durch Abnutzung, Alterung und Witterungseinwirkung entstehenden baulichen oder sonstigen Mängel ordnungsgemäß zu beseitigen. Notwendige Reparaturen am Gebäude, wie beispielsweise am Dach, sowie Instandsetzungen von Anlagen oder Einbauten wie Heizung, Aufzügen oder Klimageräten (siehe BetrKV §1 Abs. 2 Nr. 2).

Nebenkostenabrechnung prüfen – Was gehört nicht zu den Nebenkosten?

Ausdrücklich nicht zu den umlagefähigen Betriebskosten gehören gemäß BetrKV §1 Abs. 2 Nr. 1 Verwaltungskosten, darunter fallen die Kosten für die Verwaltung der Wohneinheiten, Buchhaltungsgebühren, Steuerberatungskosten, Kosten für die Erstellung von Jahresabschlüssen, Verwaltungsaufwand sowie die persönlichen Kosten der Eigentümerinnen und Eigentümer. Ebenso gehören Finanzierungskosten wie Zinsen, Erbbauzinsen und Bearbeitungsgebühren sowie weitere Versicherungen wie Rechtsschutz- oder Mietausfallversicherungen nicht zu den umlagefähigen Kosten.

Was gehört zu den Nebenkosten?

Der Mieter ist gemäß des Mietvertrags nur zur Zahlung der Nebenkosten verpflichtet, sofern diese rechtsgültig vereinbart wurden. Der Vermieter ist jedoch nicht verpflichtet, alle Kosten einzeln aufzuschlüsseln; es genügt die Angabe des Begriffs „Betriebskosten“. Die bereits oben erwähnte gesetzliche Betriebskostenverordnung (BetrKV) definiert die zulässigen Nebenkosten, die der Vermieter abrechnen darf. Das sind:

Schnellüberblick:

• Grundsteuer
• Wasserversorgung und Entwässerung
• Heizkosten und Warmwasser
• Straßenreinigung und Müllbeseitigung
• Gebäudereinigung, Gartenpflege und Schornsteinreinigung
• Beleuchtung und Aufzüge
• Hausmeister

Die umlagefähigen Kosten im Detail:

• Grundsteuer: Die jeweilige Kommune, in der der Mieter seinen Wohnsitz hat, erhebt eine Grundsteuer. Im Mietvertrag wird diese oft unter den Begriff „öffentliche Lasten des Grundstücks“ subsumiert.
• Wasserkosten: Dazu gehören die Ausgaben für den täglichen Wasserverbrauch des Mieters sowie für die Wasseruhr und die Anlage zur Wasseraufbereitung.
• Abwasser: Der Mieter trägt die Kosten für die Entsorgung der Abwässer aus dem Gebäude. Viele Städte und Gemeinden erheben eine getrennte Abwassergebühr für Schmutz- und Niederschlagswasser. Während der Vermieter die Abwasserkosten normalerweise entsprechend des Frischwasserverbrauchs berechnet, basiert die Niederschlagswassergebühr auf der befestigten Fläche, auf der Regenwasser nicht natürlicherweise versickern kann.
• Heiz- und Warmwasserkosten: Der Vermieter stellt bei zentralen Heizungs- und Warmwasseranlagen gemäß der Heizkostenverordnung die Heizkosten in Rechnung. Gemäß dieser Verordnung ist der Vermieter dazu verpflichtet, einen Teil der Heizungs- und Warmwasserkosten verbrauchsabhängig auf die Mieter umzulegen. Dieser Anteil liegt zwischen mindestens 50 Prozent und höchstens 70 Prozent. Der verbleibende Anteil wird anhand der Wohnfläche berechnet. In Fällen, in denen die Mieter den Wärmeverbrauch in ihrer Wohnung nicht beeinflussen können, zum Beispiel aufgrund technischer Gegebenheiten, die eine Verbrauchsmessung nicht ermöglichen, oder wenn das Haus eine Solaranlage nutzt, hat der Mieter die Möglichkeit, die Heizkosten entsprechend der Wohnfläche auf die Mieter zu verteilen. Der Vermieter kann Kosten für Brennstoffe und Fernwärme sowie weitere Kosten rund um die Heizung (Überwachung und Service der Anlage, Abgasmessungen, Schornsteinfegergebühren, Messkosten) umlegen.
• Fahrstuhl: Mieter, die im Erdgeschoss wohnen, müssen ebenfalls für die Kosten im Zusammenhang mit dem Fahrstuhl aufkommen, wie Betriebsstrom, Wartung, Beaufsichtigung, Bedienung, Pflege und Reinigung.
• Straßenreinigung und Müllabfuhr: Der Vermieter erhält eine Rechnung von der Stadt für die Aufwendungen der Straßenreinigung und Müllabfuhr, die er anschließend auf die Mieter umlegt. Es sei jedoch angemerkt, dass die Kosten für die Anschaffung von Mülltonnen von dieser Regelung ausgenommen sind.
• Hausreinigung und Ungezieferbeseitigung: Ein Teil der Nebenkostenabrechnung beinhaltet die Kosten für die Reinigung des Treppenhauses, des Aufzugs oder der Waschküche. Ebenso sind die Ausgaben für die Bekämpfung von Ratten, Schaben oder anderem Ungeziefer als umlagefähige Nebenkosten anzusehen.
• Hauswart: Neben seiner Vergütung sind auch die entsprechenden Sozialversicherungsbeiträge sowie die für seine Arbeit benötigten Verbrauchsmittel umlagefähig. Wenn der Hauswart jedoch zusätzliche Tätigkeiten wie die Pflege der Außenanlagen oder Reinigungsaufträge übernimmt, dürfen diese nicht separat in Rechnung gestellt werden.
• Gartenpflege: Die Pflege der Grünflächen verursacht ebenfalls Kosten, die in die Nebenkostenabrechnung einfließen. Dies gilt jedoch nur für laufende Kosten. Für eine vollständige Neugestaltung oder Umgestaltung des Gartens sowie den Kauf neuer Gartengeräte ist der Vermieter verantwortlich. Die Kosten für die Fällung eines morschen Baumes können umgelegt werden (Bundesgerichtshof, Urteil vom 10.11.2021, Az. VIII ZR 107/20).
• Beleuchtung: Die Kosten für den Stromverbrauch der Außenbeleuchtung, des Treppenhauses und anderer gemeinsam genutzter Gebäudeteile (z.B. Keller, Dachboden, Fahrradstellplätze) gehören ebenfalls zu den Nebenkosten. Allerdings ist der Austausch einer Glühbirne nicht umlagefähig, da es sich dabei um eine notwendige Reparatur handelt, die in die Verantwortung des Vermieters fällt.
• Versicherungen: Zu den Nebenkosten zählen verschiedene Wohngebäudeversicherungen wie Feuer-, Wasser- und Sturmversicherung, ebenso wie die Glasversicherung und bestimmte Haftpflichtversicherungen für das Gebäude, den Öltank und den Aufzug.
• Antenne und Kabelanschluss: Für eine Gemeinschaftsantenne entstehen Betriebs-, Strom- und Wartungskosten. Falls das Haus über einen gemeinsamen Kabelanschluss verfügt, müssen die Mieter zusätzlich die Grundgebühr entrichten, sofern sie keinen individuellen Vertrag mit einem Kabelanbieter abgeschlossen haben.
• Sonstige Betriebskosten: In der Nebenkostenabrechnung führt der Vermieter unter diesem Punkt weitere Kostenpositionen auf. Allerdings müssen auch diese Kosten im Mietvertrag aufgeführt sein. Beispiele für solche zusätzlichen Kosten können beispielsweise die Instandhaltungskosten für ein Schwimmbad, eine Sauna oder die Wartung der Rauchmelder sein.

Was gehört laut Rechtsprechung außerdem zu den Nebenkosten?

In der aktuellen Rechtsprechung wurden auch folgende Kosten als Nebenkosten anerkannt:

• Kontrolle der ordnungsgemäßen Mülltrennung (Bundesgerichtshof, Urteil vom 05.10.2022, Az. VIII ZR 117/21).
• Fällen eines morschen Baumes (Bundesgerichtshof, Urteil vom 10.11.2021, Az. VIII ZR 107/20).

Betriebskostenabrechnung prüfen – Was gehört laut Rechtsprechung nicht zu den Nebenkosten?

Folgende Kosten wurden in der aktuellen Rechtsprechung zum Nebenkostenrecht nicht als umlagefähig anerkannt:

• Vermieter dürfen die Kosten für eine Notdienstpauschale des Hausmeisters nicht ihren Mietern aufbrummen (Bundesgerichtshof, Urteil vom 18.12.2019, Az. VIII ZR 62/19).
• Mietkosten für Rauchwarnmelder nicht auf Wohnungsmieter umlegbar (Bundesgerichtshof, Urteil vom 11.05.2022, Az. VIII ZR 379/20).
• Kosten für vorbeugende Reinigung von Wasserrohren nicht als Betriebskosten umlegbar (Amtsgericht Gelsenkirchen, Urteil vom 21.05.2021, Az. 202 C 181/20).
• Kosten einer überobligatorischen Dichtigkeitsprüfung einer Gasleitung können nicht auf Mieter umgelegt werden (Amtsgericht Münster, Urteil vom 15.03.2019, Az. 48 C 361/18).

Was tun, wenn die Nebenkostenabrechnung falsch ist?

Wenn Sie bei der Prüfung Ihrer Nebenkostenabrechnung einen Fehler festgestellt haben, haben Sie das Recht, innerhalb von zwölf Monaten nach Erhalt der Abrechnung Widerspruch einzulegen. Obwohl es keine spezifischen Anforderungen an die Form des Widerspruchs gibt, empfiehlt es sich, ihn schriftlich einzureichen und sicherzustellen, dass er beim Empfänger ankommt. Sie können dies entweder gewährleisten, indem Sie das Widerspruchsschreiben persönlich in Anwesenheit von Zeugen an Ihren Vermieter übergeben oder es in seinen Hausbriefkasten einwerfen. Noch sicherer ist es, einen unabhängigen Boten mit der Zustellung des Schreibens zu beauftragen. Im Streitfall kann dieser dann als Zeuge den Einwurf des Schreibens bestätigen.

Wenn Mieter die Nebenkostenabrechnung als schwer verständlich und auf den ersten Blick kompliziert empfinden, kann es sich lohnen, den Rat eines Anwalts einzuholen. Dies gilt insbesondere dann, wenn es zu keiner Einigung mit dem Vermieter über die Abrechnung kommt und eine offene rechtliche Auseinandersetzung droht. Eine fundierte rechtliche Beratung ist in solchen Fällen empfehlenswert.

Was tun bei einer korrekten, hohen Betriebskostenabrechnung?

Wenn Sie eine korrekte, aber hohe Betriebskostenabrechnung erhalten haben, haben Sie mehrere Möglichkeiten darauf zu reagieren:

1. Beantragen Sie am besten eine Erhöhung der monatlichen Abschläge für zukünftige Perioden. Dadurch wird Ihre Jahresmiete besser planbar. Sollten Sie in der nächsten Abrechnungsperiode weniger verbrauchen, erhalten Sie eine Rückerstattung der zu viel gezahlten Beträge in der nächsten Betriebskostenabrechnung. Diese Rückzahlung können Sie beispielsweise auf Ihr Sparkonto legen, um eine finanzielle Reserve aufzubauen.
2. Wenn die Betriebskostenabrechnung deutlich höher ausfällt als erwartet, kann Ihnen ein Minikredit eine kurzfristige, kleine Finanzspritze gewähren. Auf diese Weise können Sie die offenen Forderungen fristgerecht begleichen und den Betrag bequem in kleinen monatlichen Raten zurückzahlen.
3. Falls Sie die hohe Nachzahlung bereits geleistet haben und dadurch Ihr Konto überzogen ist, kann ein Umschuldungskredit Abhilfe schaffen. Damit können Sie Ihren Dispositionskredit kostengünstig ausgleichen und Ihren finanziellen Spielraum erneut erweitern.

Surf-Tipp: Aktuelle Rechtsnachrichten von verschiedenen Webseiten zum Thema Mietrecht bei recht-aktuell.de: https://www.recht-aktuell.de/aktuell/Mietrecht