Betriebskostenabrechnung und Belegkopien: Kann man als Mieter verlangen, dass der Vermieter Fotokopien von den Abrechnungsbelegen macht?

Quasi von Jahr zu Jahr steigen die Betriebskosten. Mal wird die Müllabfuhr teurer, ein anderes Mal steigen die Wasserkosten oder die Gemeinde erhöht die Grundsteuern. Die Betriebskosten oder Nebenkosten sind mittlerweile zu einer sogenannten zweiten Miete geworden. Für das Ansteigen der Nebenkosten können Vermieter nichts. Die meisten Vermieter rechnen auch ordnungsgemäß und richtig die Betriebskosten ab. Aber natürlich können auch Fehler auftreten oder Mieter bezweifeln die Richtigkeit der abgerechneten Nebenkosten. Dann wollen Mieter die Abrechnungsbelege sehen oder verlangen Kopien der Abrechnungsbelege. Da stellt sich die Frage, ob ein Vermieter verpflichtet ist, Kopien der Belege anzufertigen, wenn ein Mieter dies verlangt?

Muss der Vermieter Belegkopien der Betriebskostenabrechnung machen?

Wenn es sich um sogenannten preisfreien Wohnungsraum handelt, kann man als Mieter grundsätzlich nicht verlangen, dass der Vermieter Fotokopien der Abrechnungsbelege macht. Er muss diese also auch nicht der Betriebskostenabrechnung beilegen (vgl. Bundesgerichtshof, Urteil from 08.03.2006, Fn. VIII ZR 78/05). Dieser Rechtsprechung des BGH folgte aktuell auch das Amtsgericht Schwerin (Amtsgericht Schwerin, Urteil from 29.10.2014, Fn. 16 C 283/12). Dagegen hatte das Amtsgericht Delmenhorst im Jahr 2003 einen Anpruch des Mieters auf Belegkopien bejaht (vgl. Amtsgericht Delmenhorst, Urteil from 21.08.2003, Fn. 4b C 5160/03 (V)).

Einsichtsrecht des Mieters in die Abrechnungsbelege

Vielmehr darf der Vermieter den Mieter darauf verweisen, die Belege einzusehen, wenn dieser Zweifel an der Richtigkeit der Nebenkostenabrechnung hat. Die Einsicht in die Belege hat auch den Vorteil, dass der Vermieter eventuelle Unklarheiten in einem Gespräch umgehend erklären kann. Dem Interesse des Vermieters an einer schnellen Klärung von Unklarheiten bei der Betriebskostenabrechnung, würde nicht hinreichend genüge getan, wenn der Vermieter zur Übersendung von Belegkopien verpflichtet wäre.

Wann der Vermieter doch Belegkopien übersenden muss

Nur in ganz besonderen Fallkonstellationen gibt es Ausnahmen von dem Grundsatz, dass der Mieter keine Belegkopien verlangen kann. Ausnahmen kommen nach Treu und Glauben (§ 242 BGB) dann in Betracht, wenn es dem Mieter nicht zumutbar ist, die Unterlagen in dem Räumen des Vermieters einzusehen (vgl. Bundesgerichtshof, Urteil from 08.03.2006, Fn. VIII ZR 78/05) oder Mieter und Vermieter stark zerstritten sind und anzunehmen ist, dass anlässlich der Belegeinsicht ein konstruktives Gespräch zu Fragen zur Betriebskostenabrechnung nicht möglich ist (vgl. Landgericht Berlin, Urteil from 11.06.2014, Fn. 65 S 233/13).
Beispiele:

• Ein Mieter kann z.B. dann die Übersendung von Belegkopien verlangen, wenn die Wohnung des Mieters von dem Sitz des Vermieters bzw. der Hausverwaltung, also dem Ort, wo die Belege eingesehen werden können, über 30 km (Luftlinie!) entfernt ist. Dann ist es einem Mieter nicht mehr zumutbar eine solch weite Fahrt für die Belegeinsicht in Kauf zu nehmen (vgl. Amtsgericht Halle (Saale), Urteil from 20.02.2014, Fn. 93 C 2240/13).
• Ein Mieter könnte auch dann Belegkopien verlangen, wenn es ihm aufgrund einer außergewöhnlichen Gehbehinderung nur sehr schwer möglich wäre, die Geschäftsräume des Vermieters zu erreichen, wenn er hierfür also die Hilfe Dritter in Anspruch nehmen und sein Rollstuhl mehrfach ein- und ausgeladen werden müsste (vgl. Landgericht Berlin, Urteil from 11.06.2014, Fn. 65 S 233/13).
• Ein Mieter kann auch dann Belegkopien verlangen, wenn er 500 km vom Vermieter entfernt wohnt (vgl. Amtsgericht Rheine, Urteil from 13.12.2022, Fn. 10 C 156/22).

Vermieter hat in der Vergangenheit Kopien übersandt

Selbst dann, wenn der Vermieter bei früheren Betriebskostenabrechnungen freiwillig Belegkopien übersandt hat, hat dies nicht zur Folge, dass der Vermieter hierzu auch für die Zukunft verpflichtet ist (vgl. BGH, Urteil vom 13.09.2006, Az. VII ZR 71/06). Aus einer bloßen Gefälligkeit des Vermieters in der Vergangenheit kann keine vertragliche Verpflichtung für zukünftige Betriebskostenabrechnungen hergeleitet werden.

Können Mieter von Sozialwohnungen Belegkopien verlangen?

Das oben Gesagte, dass Mieter grundsätzlich keinen Anspruch auf Zusendung von Belegkopien haben, gilt für Mieter von preisfreien Wohnungsraum. Dagegen haben Mieter von Sozialwohnungen sehr wohl einen Anspruch auf Belegkopien. Dieser Anspruch ist ausdrücklich gesetzlich in § 29 Abs. 2 NMV (Neubaumietenverordnung) geregelt. Darin heißt es: „An Stelle der Einsicht in die Berechnungsunterlagen kann der Mieter Ablichtungen davon gegen Erstattung der Auslagen verlangen.“

Was gilt, wenn der Vermieter sich weigert, Fotokopien der Abrechnungsbelege zu machen?

Hat ein Mieter Anspruch auf Fotokopien und der Vermieter weigert sich, diese zu erstellen und dem Mieter zuzusenden, dann dann darf der Mieter die geforderte Nachzahlung aus der Abrechnung einbehalten (vgl. Landgericht Köln, Urteil from 05.03.2009, Fn. 1 S 79/07, ebenso: Amtsgericht Rheine, Urteil from 13.12.2022, Fn. 10 C 156/22).

Vermieter macht freiwillig Kopien und verlangt Kostenerstattung vom Mieter

Ist der Wohnsitz des Vermieters weit von der Wohnung des Mieters entfernt, so muss der Vermieter die Einsicht in die Belege am Ort der Mietsache gewähren. Schickt er dem Mieter stattdessen Kopien zu, so kann er hierfür keine Kostenerstattung verlangen (Amtsgericht Bingen, Urteil from 18.01.2016, Fn. 21 C 197/15).

Kostenerstattung je Kopie?

Hat ein Mieter einen Anspruch auf Belegkopien, so muss er die Kosten für das Kopieren erstatten, vgl. dazu ausführlich: Betriebs­kosten­abrechnung: Darf der Vermieter für die Erstellung von Kopien der Abrechnungs­belege eine Gebühr verlangen und wie hoch darf diese Gebühr sein?

(Diese Rechtsfrage wurde aktualisiert).