Mitarbeitergeschenke und Steuern: Was müssen Arbeitgeber steuerrechtlich beachten, wenn sie Arbeitnehmer beschenken?Wann Mitarbeitergeschenke für den Arbeitnehmer steuerfrei sind

Die Freude von Arbeitnehmern über Zuwendungen in Geld wird beim Blick auf den Netto-Betrag, der nach Steuern und Sozialabgaben übrig bleibt, deutlich getrübt. Dies können Arbeitgeber vermeiden, indem sie ihren Arbeitnehmern Geschenke in Form von Sachzuwendungen zukommen lassen und die Steuer gleich mit übernehmen.

Diese Möglichkeit eröffnet § 37 b Einkommensteuergesetz (EStG). Danach können Betriebsinhaber Sachzuwendungen an Arbeitnehmer und Geschäftsfreunde zu einem pauschalen Satz von 30 Prozent zzgl. Solidaritätszuschlag und ggf. Kirchensteuer besteuern und die Steuer selbst abführen, so dass der Empfänger keine Steuer mehr darauf zu bezahlen braucht. Auszug aus dem Gesetz:

§ 37b Pauschalierung der Einkommensteuer bei Sachzuwendungen
(1) Steuerpflichtige können die Einkommensteuer einheitlich für alle innerhalb eines Wirtschaftsjahres gewährten

1. betrieblich veranlassten Zuwendungen, die zusätzlich zur ohnehin vereinbarten Leistung oder Gegenleistung erbracht werden, und
2. Geschenke im Sinne des § 4 Absatz 5 Satz 1 Nummer 1,
< die nicht in Geld bestehen, mit einem Pauschsteuersatz von 30 Prozent erheben. Bemessungsgrundlage der pauschalen Einkommensteuer sind die Aufwendungen des Steuerpflichtigen einschließlich Umsatzsteuer; bei Zuwendungen an Arbeitnehmer verbundener Unternehmen ist Bemessungsgrundlage mindestens der sich nach § 8 Absatz 3 Satz 1 ergebende Wert. Die Pauschalierung ist ausgeschlossen, 1. soweit die Aufwendungen je Empfänger und Wirtschaftsjahr oder 2. wenn die Aufwendungen für die einzelne Zuwendung den Betrag von 10 000 Euro übersteigen.

Pauschalversteuerung für Sachzuwendungen bis 10.000 Euro pro Jahr

Dies ist möglich für Sachzuwendungen mit einem Sachwert bis 10.000 Euro pro Empfänger und Wirtschaftsjahr. Der Vorteil: Der Arbeitnehmer braucht sich nicht über den Zugriff des Finanzamts zu ärgern. Er erhält das Geschenk, ohne sich Gedanken über den Wert der Sache und die Abführung von Steuern machen zu müssen, wie es bei Geldleistungen, Boni, Gehaltserhöhungen und geldwerten Leistungen wie z.B. dem privat genutzten Dienstwagen der Fall ist.

Arbeitgeber kann die Steuer übernehmen

Denn mit der Pauschalversteuerung für Sachzuwendungen wird eine Ausnahme von der Regel gemacht, dass auch Sachleistungen an den Arbeitnehmer eigentlich zum steuerpflichtigen Arbeitslohn gehören und als geldwerter Vorteil bei der Lohnsteuer zu berücksichtigen sind.

Die pauschale Besteuerung von 30 Prozent gilt für Zuwendungen, die nicht zum geschuldeten Arbeitslohn gehören, wobei bei Arbeitnehmern vermutet wird, dass es sich nicht um Geschenke handelt, sondern um Zuwendungen im Rahmen des Arbeitsverhältnisses. Mit der Pauschalversteuerung wird die steuerliche Erfassung des geldwerten Vorteils beim Zuwendungsempfänger (Arbeitnehmer) also durch den Arbeitgeber abgegolten.

Aufmerksamkeiten des Arbeitgebers

Bis zu einer Freigrenze von 60 Euro brauchen Aufmerksamkeiten in Form von Sachzuwendungen an Arbeitnehmer allerdings gar nicht versteuert zu werden. Blumen, Wein, oder Bücher bis zu diesem Wert können dem Arbeitnehmer ohne Besteuerung zugewendet werden. Aber Vorsicht: Im Unterschied zu einem Freibetrag gilt bei der Freigrenze „Alles oder nichts“. Wird sie nur um einen Euro überschritten, so ist der gesamte Sachwert und nicht nur der Differenzbetrag als geldwerter Vorteil durch den Arbeitnehmer zu versteuern (sofern der Arbeitgeber nicht den Weg der Pauschalbesteuerung gewählt hat). Unter den Begriff der Sachzuwendungen fallen auch nicht auszahlbare Gutscheine bis zu 60 Euro. Die steuerrechtliche Problematik rund um die Mitarbeitergeschenke ist nicht ganz einfach für Arbeitgeber zu durchblicken, so dass einige Firmen spezielle Mitarbeitergeschenke anbieten.

Streuwerbeartikel

Nicht versteuert zu werden brauchen auch so genannte Streuwerbeartikel bis zu einem Wert von 10 Euro. Die 10 Euro-Regelung ist auf jede einzelne Zuwendung anzuwenden, unabhängig davon, ob der Empfänger zuvor bereits weitere Zuwendungen bis 10 Euro erhalten hat.
Bei der Prüfung der 10 Euro-Grenze ist auf den Wert des einzelnen Werbeartikels abzustellen, auch wenn ein Zuwendungsempfänger mehrere Artikel erhält. Besteht der einzelne Werbeartikel aus einer Sachgesamtheit (Beispiel: ein Etui mit zwei Kugelschreibern im Wert von jeweils 6 €), ist für die Prüfung der 10 €-Grenze auf den Wert der Sachgesamtheit abzustellen.

Bewirtungen

Bewirtungen des Arbeitnehmers sind in der Regel im Rahmen der Aufmerksamkeitenregelung möglich – also bis zu einer Freigrenze von 60 Euro, ab der die Zuwendung erst als geldwerter Vorteil versteuert werden braucht.

Betriebsfeiern

Für Betriebsfeiern (Betriebsausflüge, Weihnachtsfeiern oder Jubiläumsfeier) gilt ein Freibetrag von 110 Euro brutto (also inklusive Umsatzsteuer!). Diesen Betrag sollten die Ausgaben für die Feier pro Mitarbeiter nicht überschreiten, damit die Mitarbeiter dies nicht versteuern müssen.
Bei der Berechnung der Aufwendungen pro Arbeitnehmer ist außerdem zu berücksichtigen, dass die Kosten von teilnehmenden (Familien-) Angehörigen dem jeweiligen Arbeitnehmer zugerechnet werden müssen.
Es ist allerdings möglich, dass der Arbeitgeber mit den Arbeitnehmern vereinbart, dass letztere einen Eigenanteil der Veranstaltungskosten persönlich tragen, damit die Aufwendungen des Arbeitgebers pro Arbeitnehmer unterhalb des Betrages von 110 Euro je Betriebsfeier verbleiben.

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